Que funções irão desempenhar
1. Gestão de escritório:
Manter as operações diárias do escritório, incluindo a organização de arquivos, o atendimento de chamadas e o processamento de correspondência.
Gerir a compra, stock e distribuição de materiais de escritório.
Assegurar o normal funcionamento dos equipamentos de escritório e contactar os serviços de manutenção.
2.º Cronograma:
Auxiliar os gestores ou equipas na organização de reuniões, horários e atividades diárias.
Organize reuniões, escreva atas de reuniões e acompanhe a realização de tarefas.
3.º Processamento de ficheiros:
Processe e gerencie documentos importantes, como documentos da empresa, contratos, relatórios, etc.
Responsável pelo arquivo, cópia, digitalização, impressão, etc.
Auxiliar na redação e edição de diversos documentos e relatórios.
4.º Apoio de pessoal:
Auxiliar no processo de recrutamento, incluindo triagem de currículos, marcação de entrevistas, etc.
Responsável por assuntos relacionados com a integração de novos colaboradores, como a elaboração de contratos e organização de formação de indução.
5. Comunicação e coordenação:
Manter uma boa comunicação com os colaboradores internos e fornecedores e clientes externos.
Coordenar os recursos internos e externos dentro da empresa para garantir a comunicação atempada da informação.
6.º Apoio financeiro:
Auxiliar no tratamento de alguns assuntos financeiros básicos da empresa, tais como reembolso de despesas, gestão de faturas, etc.
Acompanhe e mantenha o orçamento da empresa e os registos de despesas.
7. Outras responsabilidades:
Auxiliar na organização de eventos da empresa, tais como formação de colaboradores, festas, conferências, etc.
Conclua outras tarefas atribuídas pelos superiores e mantenha o ambiente do escritório limpo e arrumado.
Outros aspectos a referir
Competências necessárias:
Capacidade de comunicação: Ter boas capacidades de comunicação oral e escrita.
Competências organizacionais: Capacidade de organizar e lidar eficazmente com múltiplas tarefas e manter uma boa gestão do tempo.
Conhecimentos de informática: Proficiente na operação de software de escritório (como Microsoft Office, Excel, etc.).
Adaptabilidade: Capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças e de lidar com emergências de forma flexível.
Trabalho em equipa: Trabalhar em colaboração com outros membros da equipa para apoiar as necessidades dos diferentes departamentos.
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