Serviços Administrativos e Financeiros FUNÇÕES:Gestão Dados, Documentos e Registos: organização, arquivo e manutenção de documentos como contratos, relatórios, registos de funcionários. Manter registos de dados organizados e atualizados.Comunicação: Gerir a comunicação interna e externa da empresa: atender telefonemas, responder a e-mails, agendar reuniões e organizar a correspondência.Agendamento e Coordenação: Agendar reuniões, compromissos e eventos, confirmação de participação e garantia de que todos estejam cientes dos horários.Receção e Atendimento ao Cliente: Receber visitantes, clientes e fornecedores. Lidar com o atendimento inicial ao cliente, encaminhando para os departamentos apropriados.Gestão Contratos e Despesas: Avenças, seguros, medicina no trabalho. Acompanhar despesas, preparar relatórios de despesas e garantir que os procedimentos de aprovação sejam seguidos. Reconciliação Bancária.Gestão de fornecedores, tratar de encomendas, compras e pagamentos.Gestão de clientes: contratos, faturação, recorrências, recebimentos, cobranças.Articulação com a contabilidade externa: organização documental e pagamento de impostos.Suporte de TI: Fornecer suporte básico de TI ou encaminhar problemas para a equipe de suporte técnico.Assistência a Recursos Humanos: Gestão de informações de funcionários, na programação de entrevistas. Contratos, férias, pagamentos, etc.Apoio e Gestão de Projetos: Apoio aos departamentos internos. Apoio à gestão de projetos, auxiliando na organização de tarefas, na programação e no acompanhamento do progresso.Manutenção de Escritório: Controlar o stock do economato e consumíveis do escritório. Garantir que o ambiente de escritório esteja limpo, organizado e seguro.Apoio a Reuniões e Eventos: Preparar salas de reuniões, organizar materiais de apresentação e fornecer suporte logístico para reuniões e eventos da empresa.Gestão de Viagens: Planear e coordenar viagens de negócios para funcionários, incluindo reservas de voos, hotéis e logística de viagem.Controle de Acesso e Segurança: Controle de acesso às instalações e monitorização da segurança.PERFIL:OrganizadoResponsávelSimpático e com gosto em lidar com pessoasCapacidade de análise e resolução de problemasComunicação cuidadaCapacidade de argumentaçãoGosto pelo trabalho em equipaCOMPETÊNCIAS:Conhecimentos sólidos em Plataformas Microsoft (Windows 10 e Office 365)Preferencialmente com experiência como utilizador do software de gestão PHCFormação e experiência:Habilitações literárias ao nível do 12º ano ou preferencialmente licenciatura na área de Contabilidade e AdministraçãoExperiência mínima de 3 anos na área
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