Serviços Administrativos e Financeiros
FUNÇÕES:
Gestão Dados, Documentos e Registos: organização, arquivo e manutenção de documentos como contratos, relatórios, registos de funcionários. Manter registos de dados organizados e atualizados.
Comunicação: Gerir a comunicação interna e externa da empresa: atender telefonemas, responder a e-mails, agendar reuniões e organizar a correspondência.
Agendamento e Coordenação: Agendar reuniões, compromissos e eventos, confirmação de participação e garantia de que todos estejam cientes dos horários.
Receção e Atendimento ao Cliente: Receber visitantes, clientes e fornecedores. Lidar com o atendimento inicial ao cliente, encaminhando para os departamentos apropriados.
Gestão Contratos e Despesas: Avenças, seguros, medicina no trabalho. Acompanhar despesas, preparar relatórios de despesas e garantir que os procedimentos de aprovação sejam seguidos. Reconciliação Bancária.
Gestão de fornecedores, tratar de encomendas, compras e pagamentos.
Gestão de clientes: contratos, faturação, recorrências, recebimentos, cobranças.
Articulação com a contabilidade externa: organização documental e pagamento de impostos.
Suporte de TI: Fornecer suporte básico de TI ou encaminhar problemas para a equipe de suporte técnico.
Assistência a Recursos Humanos: Gestão de informações de funcionários, na programação de entrevistas. Contratos, férias, pagamentos, etc.
Apoio e Gestão de Projetos: Apoio aos departamentos internos. Apoio à gestão de projetos, auxiliando na organização de tarefas, na programação e no acompanhamento do progresso.
Manutenção de Escritório: Controlar o stock do economato e consumíveis do escritório. Garantir que o ambiente de escritório esteja limpo, organizado e seguro.
Apoio a Reuniões e Eventos: Preparar salas de reuniões, organizar materiais de apresentação e fornecer suporte logístico para reuniões e eventos da empresa.
Gestão de Viagens: Planear e coordenar viagens de negócios para funcionários, incluindo reservas de voos, hotéis e logística de viagem.
Controle de Acesso e Segurança: Controle de acesso às instalações e monitorização da segurança.
PERFIL:
Organizado
Responsável
Simpático e com gosto em lidar com pessoas
Capacidade de análise e resolução de problemas
Comunicação cuidada
Capacidade de argumentação
Gosto pelo trabalho em equipa
COMPETÊNCIAS:
Conhecimentos sólidos em Plataformas Microsoft (Windows 10 e Office 365)
Preferencialmente com experiência como utilizador do software de gestão PHC
Formação e experiência:
Habilitações literárias ao nível do 12º ano ou preferencialmente licenciatura na área de Contabilidade e Administração
Experiência mínima de 3 anos na área
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