O que procura nos candidatos
Competências e qualificações:
Fluente em português e inglês, nível C1 ou equivalente em ambas as línguas.
Conhecimentos sólidos dos procedimentos administrativos e dos quadros jurídicos.
Excelente capacidade de investigação e de resolução de problemas.
Grande atenção aos pormenores e capacidade de organização.
Competência na gestão de processos financeiros, incluindo pagamentos de impostos e acompanhamento de facturas.
Fortes capacidades de comunicação, tanto escrita como verbal, para estabelecer uma ligação eficaz com as partes interessadas internas e externas.
Capacidade de realizar várias tarefas e gerir eficazmente prioridades concorrentes.
Que funções irão desempenhar
Principais responsabilidades:
Recolha de documentação e análise legislativa:
Recolher, organizar e manter toda a documentação necessária para o cumprimento dos regulamentos legais e institucionais.
Analisar os quadros legislativos relacionados com as operações e fornecer atualizações regulares sobre alterações ou riscos potenciais.
Identificar proativamente questões relacionadas com a conformidade regulamentar e oferecer soluções.
2. Comunicação com as instituições:
Servir como principal ponto de contacto para instituições, tais como gabinetes governamentais e organismos reguladores.
Investigar e resolver questões relacionadas com requisitos legais (por exemplo, licenças de ruído, relatórios sobre fogueiras) e outros processos que afetam a organização.
Manter uma comunicação regular com o contabilista, assegurando que os processos financeiros e fiscais são concluídos de forma eficiente.
3. Estudos de casos e investigação:
Realizar pesquisas sobre questões legais específicas, como leis de gestão de terras, regulamentos de segurança contra incêndios e a legalidade da replantação de certas espécies de árvores.
Resumir as conclusões e apresentar recomendações para efeitos de tomada de decisões.
4. Coordenação de processos administrativos e de conformidade:
Coordenar esforços para manter e atualizar os registos dos funcionários, incluindo mapas de férias, registos de formação e horários de trabalho.
Apoiar o cumprimento dos regulamentos de segurança contra incêndios e de desobstrução de terrenos, incluindo a pesquisa e a comunicação das obrigações legais.
Supervisionar o armazenamento de documentos e a acessibilidade dos elementos de conformidade obrigatórios, trabalhando em estreita colaboração com a administração para garantir a manutenção de registos atualizados.
5. Administração financeira
Gerir pagamentos, impostos e taxas judiciais em nome da organização e das partes interessadas associadas.
Coordenar com o contabilista a gestão das facturas, as declarações fiscais e os pagamentos à segurança social.
Resolver discrepâncias nas facturas, contactando os fornecedores e assegurando a manutenção de registos precisos.
6. Apoio aos órgãos diretivos:
Ajudar a manter registos atualizados dos órgãos sociais da organização.
Assegurar que a documentação legal reflecte o estado atual da governação e evitar a apresentação de informações desatualizadas.
Facilitar a pesquisa de seguros de grupo e outras necessidades legais para as operações da organização.
7. Tarefas administrativas diversas:
Fornecer atualizações regulares e feedback sobre todas as tarefas relacionadas com os processos institucionais e a conformidade.
Prestar assistência a pedidos ad hoc da direção, incluindo a obtenção de licenças ou certificados de organismos governamentais.
Aquisição de material de escritório geral
Outras tarefas administrativas ad-hoc
Quais os benefícios oferecidos
Ambiente de trabalho:
Esta é uma função dinâmica que exige flexibilidade, atenção aos pormenores e capacidade para gerir diversas tarefas.
Trabalhará em estreita colaboração com a direção, as autoridades jurídicas, os fornecedores e os prestadores de serviços externos.
Esta função é exercida a tempo inteiro, com uma carga horária de 40 horas por semana. Podem ser oferecidas refeições de segunda a sexta-feira e alojamento no local.
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