Que funções irão desempenhar
Principais responsabilidades:
Bem-vindos visitantes:
Dê as boas-vindas aos visitantes e forneça as orientações ou informações necessárias.
Registe as informações dos visitantes para garantir que os procedimentos de gestão de segurança da empresa são implementados.
Atendimento telefónico:
Responsável por atender e transferir chamadas da empresa, responder a perguntas frequentes ou transferir chamadas para departamentos relevantes.
Grave as mensagens telefónicas e transmita-as ao pessoal relevante em tempo útil.
Manuseamento de correspondência e encomendas:
Receber e distribuir cartas da empresa, pacotes, etc.
Gerir o sistema de correspondência para garantir a entrega e receção atempada de documentos e artigos.
Apoio administrativo diário:
Trata das tarefas diárias de cópia, digitalização e impressão de documentos.
Manter a limpeza da área do escritório e garantir uma boa aparência na receção e nas salas de reuniões.
Agendar:
Auxiliar na organização de reuniões, reserva de salas de reunião e garantia da utilização normal do equipamento de reunião.
Pode ser responsável pela gestão de cronograma de superiores ou departamentos específicos.
Atendimento ao Cliente:
Comunique com os clientes pessoalmente ou por telefone para responder a perguntas e prestar assistência para garantir que os clientes têm uma experiência positiva.
Outros aspectos a referir
Competências necessárias:
Capacidade de comunicação: A receção tem de lidar com um grande número de visitantes, clientes e funcionários todos os dias, por isso é importante ter boas capacidades de comunicação e escuta.
Capacidade de línguas estrangeiras: O domínio de outras línguas estrangeiras (como o francês, o espanhol, etc.) é também uma vantagem.
Capacidade de organização e multitarefa: a equipa da receção lida frequentemente com as chamadas recebidas, receção e tarefas diárias ao mesmo tempo, pelo que é importante ser capaz de organizar e gerir várias tarefas de forma eficaz.
Conhecimentos de informática: Proficiente em software de escritório básico (como Microsoft Office, clientes de e-mail, etc.), bem como em alguns sistemas de gestão front-end especializados ou sistemas de reservas.
Competências de atendimento ao cliente: Capacidade de prestar um serviço amigável e profissional, lidar com reclamações ou dúvidas dos clientes e garantir a satisfação do cliente.
Paciência e Calma: A equipa da receção precisa de se manter calma e eficiente quando confrontada com emergências ou pressão de trabalho.
Requisitos de elegibilidade:
Educação: Os cargos de front office geralmente não exigem um diploma avançado, mas um diploma do ensino secundário (Ensino Secundário) é um requisito básico.
Formação e experiência: embora muitas empresas ofereçam formação prática, aquelas com experiência administrativa ou de atendimento ao cliente serão mais competitivas.
Conhecimentos linguísticos: Para além do português, os bons conhecimentos de inglês são um requisito básico para muitos cargos de front office
Competências interpessoais: O rececionista precisa de ter boas competências interpessoais e ser capaz de manter uma comunicação e cooperação ativa com pessoas dentro e fora da empresa.
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