A Clínica Hugo Madeira é uma clínica de excelência, referência no seu setor de atividade, a qual oferece várias especialidades na área de medicina dentária e cuidados de saúde oral.Contamos com a dedicação e o profissionalismo de uma Equipa Médica experiente e multidisciplinar, que transforma o sorriso e a vida dos nossos pacientes.Vamos reforçar a nossa Equipa com a contratação de um(a) Assistente de Operações. Terá como principais responsabilidades colaborar nas operações de gestão administrativa e relação com cliente.ÂMBITO DA FUNÇÃOGestão de contactos telefónicos inbound & outbound.Gestão de contactos escritos.Gestão de contactos presenciais (i.e., welcome and greet prospects, pacientes, gestão de processos de front office).Gestão de consultas, informações sobre disponibilidades, valores, visitas guiadas à clínica, garantir o acompanhamento dos pacientes, gestão do processo de pagamento das consultas.Gerir os momentos de check in e de check out.Acompanhar os pacientes ao longo de todo o customer journey, aferindo que tudo está de acordo com as expectativas e fazendo a ponte com demais stakeholders (gestoras de pacientes, assistentes e médicos, marketing e financeira).Interface privilegiado com os diversos stakeholders, garantindo o alinhamento e acompanhamento dos processos durante todo o customer journey.Assegurar que a informação proveniente dos distintos stakeholders é partilhada (i.e., informar os pacientes de eventuais atrasos, pedidos de antecipação de consultas, envio de informações, recados…).Zelar pelo perfeito funcionamento, arrumação e limpeza de toda a infraestrutura.Assegurar que os serviços partilhados estão presentes sempre que necessário (limpeza, manutenção e/ou outros).Realização de auditorias de qualidade de serviço.Análise dos resultados e desvios resultantes do feedback dos questionários de satisfação e das auditorias, e partilha com os diferentes stakeholders.Colaboração na definição e especificação de todos os processos, procedimentos e sistemas associados à operação.Participar nas reuniões de planeamento e seguimento do negócio.Contribuir para a concretização dos planos de ação e projetos de melhoria.Colaboração na definição dos objetivos (KPI's / SLA's).Participação nas reuniões de equipa, visando o enquadramento de todos os resultados operacionais e comerciais.Contribuir para a promoção, crescimento, sustentabilidade e rentabilidade da empresa.REQUISITOS DA FUNÇÃOLicenciatura/Outras QUALIFICAÇÕES / CAPACIDADESCapacidade para gerir e assegurar os objetivos definidosOrientação para resultados e gestão de tarefasForte capacidade de análise e sínteseOrientação para melhoria contínua dos processosParticipação ativa na resolução de constrangimentos e apresentação de soluçõesDomínio obrigatório da língua inglesa e/ou francesa: verbal e escritaFluência num segundo idiomaExcelentes conhecimentos de micro-informática (Outlook, Excel, Powerpoint) na óptica do utilizadorFamiliaridade com ferramentas de CRM, Web Analytics e ReportingOrientação para o "cliente" interno e externoTrabalho em equipaProactividade e perseverançaAtenção para os detalhesPolítica de qualidade do serviçoAssertividade e diplomaciaBoa capacidade de relacionamento interpessoal e facilidade de comunicação oral e escritaOrganização e metodologia no trabalho
#J-18808-Ljbffr
