Sou uma empresa: The Independente Hostel & SuitesReporta a: Groups & Events Manager Descrição do Cargo O Groups & Events Assistant será responsável por apoiar o Groups & Events Manager na implementação e execução de estratégias de vendas e coordenação para Grupos e Eventos. Este papel é essencial para garantir a excelência na organização, comunicação e execução de eventos, maximizando a satisfação do cliente e a eficiência operacional. Principais Responsabilidades Assistência no Planeamento e Estratégia: • Apoiar na implementação e execução da estratégia de vendas para Grupos e Eventos. • Colaborar com o departamento de Vendas e Marketing para promover cada unidade da empresa. • Auxiliar no desenvolvimento de iniciativas para atingir os objetivos de vendas definidos no orçamento para Grupos e Eventos. Coordenação e Execução: • Assistir na coordenação e execução das reservas de Grupos e Eventos em colaboração com as equipas de Reservas, F&B e demais departamentos. • Ajudar na elaboração e preparação de toda a documentação necessária, tanto interna como para os clientes, garantindo o fecho de cada venda e apoiando as operações na execução dos Grupos e Eventos. • Gerir a comunicação externa e interna relacionada com Grupos e Eventos. Apoio na Negociação e Gestão de Clientes: • Apoiar na negociação de contratos, preços e condições de pagamento, seguindo os procedimentos internos aprovados. • Ajudar na prospeção e angariação de novos clientes, tanto particulares como empresariais. • Participar no acompanhamento e execução do processo pós-venda de Grupos e Eventos. Gestão de Custos e Recursos: • Assistir na gestão dos custos e recursos envolvidos na realização de Grupos e Eventos nas unidades do Grupo. • Participar na estratégia de pricing/ocupação e colaborar na boa gestão e maximização de vendas. • Analisar a concorrência e contribuir com recomendações para a melhoria dos serviços. Relatórios e Análise: • Ajudar na criação de relatórios internos de performance de vendas e P&L (Profit and Loss) de eventos. • Participar e colaborar nas reuniões semanais de Managers e de Marketing e Vendas, bem como em outras reuniões e formações adequadas. Outros Requisitos: • Conhecimento em regulamentações locais e internacionais relevantes para a organização de eventos (preferencial). • Habilidade para gerir múltiplos projetos simultaneamente e cumprir prazos rigorosos. Requisitos : Requisitos Educação: • Licenciatura em Gestão, Gestão Hoteleira ou área relacionada (preferencial). Experiência: • Mínimo de 1 ano em função de apoio semelhante. Competências: • Fluência em Inglês e Português, tanto escrito como falado. • Proatividade e capacidade de trabalhar de forma autónoma. • Boa capacidade de comunicação e negociação. • Organização e capacidade de desempenhar e coordenar múltiplas tarefas simultaneamente. • Experiência com softwares de gestão de eventos e CRM (preferencial). • Competência em ferramentas de produtividade, como Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint). Atendimento ao Cliente: • Habilidade para lidar com clientes de nível e personalidades variadas. • Compromisso com a excelência no atendimento ao cliente. Flexibilidade e Disponibilidade: • Disponibilidade para trabalhar em horários flexíveis, incluindo fins de semana e feriados, conforme necessário. • Capacidade de viajar, se necessário, para reuniões com clientes ou eventos em outras localidades. Formação Contínua: • Participação em treinos e formações contínuas para melhorar habilidades e conhecimentos relacionados ao cargo. Capacidade de Trabalho em Equipa: • Habilidades de colaboração e capacidade de trabalhar eficazmente em equipa. • Promover um ambiente de trabalho colaborativo e positivo.
