Imaginem um hotel de 5 estrelas para empresas.Assim é a MALEO. Com 7 localizações em zonas premium na cidade de Lisboa, a MALEO vai além da gestão de espaços de escritórios. Apresentamos uma oferta flexível e integrada de serviços, fazemos o fit perfeito com a realidade de cada negócio e de cada cliente. Trabalhar na Maleo é trabalhar numa equipa jovem e dinâmica, pronta a trazer para o dia de hoje o futuro dos espaços de trabalho.Procuramos um/a Executive Assistant para garantir o desenvolvimento das atividades administrativas e de secretariado, de forma a assegurar atempadamente a resposta às diferentes solicitações do CEO. A sua atividade deverá ser pautada por um elevado padrão de qualidade, rigor e eficiência, sem nunca descurar o grau de confidencialidade e urgência adequados a cada situação.Enquanto Executive Assistant serás responsável por:Apoiar a organização das agendas, nomeadamente programar e organizar reuniões, efetuar marcação de viagens, transporte e alojamento; Assegurar a receção, registo e distribuição de correspondência e a gestão da caixa de correio eletrónico; Garantir a organização, atualização e manutenção dos arquivos e documentos físicos e eletrónicos recorrendo aos sistemas de informação disponíveis; Assegurar a preparação de informação de rotina, nomeadamente, a preparação de atas, relatórios ou apresentações; Garantir o acompanhamento na organização e gestão de eventos corporativos; Organizar e apoiar eventos e iniciativas da Empresa; Acompanhar projetos de relevância para o CEO; Estabelecer contatos com outras áreas em matérias relacionadas com atividades da organização; Receber e dar suporte a todos aqueles que nos visitam o escritório; Realizar agendamento de salas de reunião; Apoiar em tarefas administrativas básicas; Assegurar todas as operações diárias de gestão do escritório por forma a que este se mantenha limpo e organizado, mantendo estreita comunicação com os serviços de limpeza e outros supliers.O que procuramos em ti: Licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direção, ou equivalente; Experiência mínima de 2 anos em funções de secretariado; Fluência em inglês (fator eliminatório); Domínio das ferramentas básicas de informática de Microsoft Office; Capacidade de comunicação e relacionamento; Capacidade de trabalho em equipa; Sentido de responsabilidade e autonomia no trabalho; Capacidade de planeamento, organização, adaptação à mudança, flexibilidade, dinamismo e proatividade; Estabilidade emocional, resistência ao stress, capacidade de escuta e empatia, gestão do tempo e rapidez de execução; Disponibilidade de horário.O que oferecemos: Vencimento base; Subsídio de refeição em cartão; Benefícios adicionais em cartão (em saúde, educação e wellness); Seguro de saúde; Programa de apoio ao colaborador e à sua família; Acesso ilimitado a uma plataforma de formação online; Oferta do pequenoalmoço todos os dias e do almoço à sextafeira; Integração numa equipa jovem, motivada e dinâmica, num projeto em crescimento; Possibilidade de progressão de carreira; Horário fulltime.
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