FUNÇÃO: CONTROLADOR DE DOCUMENTOS JUNIOR DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO: - Gerenciar, controlar e garantir a estrutura, encaminhamento, qualidade e segurança das comunicações e informações dentro do projeto, bem como com clientes, fornecedores e parceiros de consórcio;
- Coordenar e garantir o cumprimento dos requisitos do cliente que regem a informação, comunicação e documentação dentro dos projetos;
- Planear, configurar e coordenar o desenvolvimento de projetos informáticos no âmbito do Software DMS em utilização;
- Em colaboração com o gestor de TI garantir o funcionamento do sistema de gestão documental;
- Gerir a documentação organizacional ao longo do ciclo de vida documental, mantendo os documentos organizacionais e o sistema de gestão documental;
- Identificar e investigar a necessidade de documentos de diversos tipos;
- Garantir que os documentos organizacionais passam por um processo de revisão e aprovação documentado e aprovado, antes de serem disponibilizados;
- Certificar-se de que os controles internos estão implementados e funcionais;
- Garantir a segurança, acessibilidade e distribuição adequada dos documentos organizacionais;
- Participar no desenvolvimento de diretrizes para concepção, revisão e armazenamento de documentação e incentivar a sua aplicação;
- Gerir contratos com entidades externas responsáveis ??pela manutenção, desenvolvimento, testes e colocação da ferramenta de gestão documental, em ambiente produtivo;
- Aprovar a inserção de novas funcionalidades em ambiente produtivo, ou as alterações/correções das funcionalidades existentes;
- Especificar os requisitos, para definição de permissões de acesso, ao sistema de gestão documental, das entidades e dos seus utilizadores;
- Garantir o acesso e arquivo da informação do projeto;
- Desenho, registo e melhoria contínua dos processos, sequências processuais e especificações do sistema de gestão documental;
- Compilação de relatórios do Sistema de Gestão Documental e apoio na elaboração de relatórios de projetos;
- Elaboração de instruções de projeto, relativas ao tratamento documental, no âmbito de cada projeto, considerando as suas especificidades e em coordenação com o respetivo Diretor de Projeto;
- Coordenação, elaboração e aprovação de listas de fornecimento de documentos;
- Acompanhar o funcionamento do sistema de gestão documental, garantindo o seu adequado funcionamento em conformidade com os projetos e necessidades da empresa;
- Revisão contínua para garantir a conformidade com os requisitos do cliente com base no status do documento, especificações do projeto e feedback do cliente;
- Coordenação ativa do envio de documentação técnica do cliente, em colaboração com o departamento de engenharia;
- Reportar sobre o progresso da preparação da documentação, incluindo registo e reporte de desvios de execução;
- Tratamento e gestão de subcontratos relacionados, como documentação final, cópias de documentos, digitalização de documentos, etc.;
- Garantir que os utilizadores do Sistema de Gestão Documental conhecem as capacidades do sistema e o utilizam de acordo com os procedimentos existentes;
- Propor e ministrar ações de formação aos utilizadores do Sistema de Gestão Documental;
- Planejar e conduzir reuniões e apresentações relacionadas à gestão de documentos.
PERFIL:
- Experiencia na área administrativa;
- Pelo menos 5 anos de experiência profissional em projetos industriais;
- Experiência preferencial em instalações de energia, indústria pesada, separação de gases, petróleo/gás natural ou de processo;
- Experiência em projetos de construção fortemente valorizada;
- Conhecimentos linguísticos: Inglês, outros (Alemão, Português, Francês) são benéficos;
- MS Office;
- Orientado para objetivos, jogador de equipe.
CONDIÇÕES:
- Trabalho significativo;
- Remuneração competitiva;
- Formação contínua;
- Oportunidade de integrar uma equipa multicultural e dinâmica, baseada em valores e princípios fortes;
- Condições gerais de um grupo internacional de sucesso;
- Benefícios adicionais.
LOCALIDADE: LISBOA
