A missão de um Board Assistant passa por assegurar o apoio e suporte ao Conselho de Administração.
Função Garantir uma resposta atempada às diferentes solicitações, tendo por base critérios de orientação para a qualidade e rigor , em todas as interações estabelecidas, sem descurar a necessária confidencialidade associada a cada assunto.
Face à necessidade de coordenação das diferentes atividades e assuntos de cada Administrador, o Board Assistant que procuramos deverá ainda possuir elevada proficiência nas competências de organização e gestão do tempo, bem como adaptação do estilo comunicacional a diferentes interlocutores e contextos .
Principais Responsabilidades:
Gestão de Agendas: Assegurar uma gestão eficaz das agendas dos diversos Administradores, com vista a garantir o planeamento e organização das atividades e compromissos assumidos pelos mesmos.
Marcação de Reuniões: Marcar reuniões entre os elementos da Administração da Asseco e os diversos clientes, parceiros ou outros stakeholders presentes em cada localização, realizando os contactos telefónicos e/ou via email necessários, garantindo as várias confirmações e necessária colocação dos compromissos nas agendas.
Gestão e Preparação de Salas: Gerir e preparar as diversas salas da administração com os recursos necessários à realização de reuniões com clientes ou parceiros externos.
Marcação de Viagens: Marcar viagens e respetivas estadias para os Administradores.
Atas de Reunião: Desenvolver as atas de reunião (Comissão Executiva), garantindo o seu registo para posterior análise e consulta por parte dos diversos interlocutores.
Relatórios de Despesas: Submeter os relatórios de despesas dos Administradores.
Requisitos Mínimos: Formação específica em secretariado ou apoio administrativo.
Experiência mínima de 6 anos em funções similares, particularmente no apoio a Direções ou Conselhos de Administração.
Utilização de MS Office e software/aplicações de produtividade, bem como gestão documental.
Inglês (Advanced Level) - Eliminatório .
Português (Advanced Level) - Eliminatório .
Conhecimentos Técnicos Preferências Seguro de saúde.
Seguro de vida.
Plano de benefícios flexíveis.
3 dias adicionais de gozo de férias após o primeiro ano completo de vínculo laboral.
Forte aposta na formação personalizada quer através de programas internos, quer externos e certificações técnicas.
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