Assistente De Direção (M/F) - Octant Ponta Delgada

Descrição da Vaga Responsável por apoiar o Diretor Geral na gestão da equipa, da operação e recursos do hotel garantindo o cumprimento dos standards/procedimentos e a oferta de um serviço de elevada qualidade aos clientes.
Principais Responsabilidades ? Registar, preparar, ordenar, classificar e arquivar informação;
? Preparar, verificar, formatar e transcrever correspondência de rotina, atas e relatórios ou projetos de acordo com as normas;
? Propor e monitorizar calendários e prazos;
? Registar pedidos, programar e organizar reuniões e efetuar marcação de viagens, transporte e alojamento aos superiores hierárquicos;
? Acompanhar de forma ativa o recrutamento e seleção de todos os colaboradores/áreas da unidade;
? Elaboração de ordens de compra ou aquisição;
? Apoiar na organização e gestão de eventos;
? Estabelecer contatos com outras áreas em matérias relacionadas com atividades da organização;
? Digitalizar, registar e distribuir correio eletrónico, correspondência e documentos;
? Organizar e supervisionar sistemas de arquivo;
? Apoio na gestão do sistema de segurança do edifício e manutenção do mesmo;
? Ordenar, abrir e enviar correio, fotocopiar e enviar documentos por correio, fax e correio eletrónico;
? Responder a inquéritos telefónicos ou eletrónicos e reenvia-los;
? Apoiar a gestão da unidade e coordenação das operações;
? Assegurar a organização e coordenação da Unidade Hoteleira na ausência do Diretor Geral;
? Supervisionar e controlar os vários departamentos garantindo o bom funcionamento de todas as áreas de negócio;
? Garantir o bom funcionamento e condições dos outlets e áreas circundantes à unidade;
? Assegurar e garantir as necessidades e satisfação máxima do cliente;
? Assegurar o desenvolvimento de estratégias de controlo e minimização de custos
Experiência que procuramos ? Boa capacidade de comunicação e relação interpessoal;
? Inglês escrito e falado;
? Forte capacidade de gestão de stress;
? Foco no serviço e atendimento ao cliente;
? Atitude proativa e polivalente;
? Gosto pelo trabalho em equipa;
? Respeito pela filosofia e visão do grupo;
? Disponibilidade e Flexibilidade de Horários.
? Conhecer as várias unidades do grupo DHM;
? Respeito pela filosofia e visão do grupo;
? Conhecer os SOP's de Reservas diariamente;
? Gosto pelo trabalho em equipa e de entreajuda.
? Conhecer bem o DNA da DHM.